料金受取人払い体験記

なぜ自分でやろうと思ったか

顧客向けアンケート調査で750枚ほど往復はがきを送る事になりました。年賀はがきを郵送するのはやったことがあるので、その延長と思い、わざわざ業者に頼まなくてもなんとか自分でできるかなと思ってやってみました。

情報はあるが、専門用語多すぎて都度調べるのに苦労

AIやネットを使って調べてみました。一枚一枚切手を貼って送るのは絶対に避けたい、面倒くさいのをとにかく避けたい、コストや時間含めどういう発送方法が一番効率的か検討しました。料金後納郵便、別納郵便なのか、料金受取人払いなのか・・・、それぞれの特徴とどんな場合に向いているのかを調べました。送る枚数や、目的、猶予日数がどれくらいあるのかによって選択します。

簡単にまとめたらこんな感じです

	枚数規模感	目的	猶予日数
料金後納郵便	50通／月以上	毎月発送する企業など	要申請の為、ある程度必要
料金別納郵便	10通から使える	スポット的に1度に発送する	郵便局ですぐできる
受取人払い	100枚から	返信ハガキなど、相手に送り返してもらいたい	要申請の為、ある程度必要

今回は往復はがきで送って、アンケートをなるべく多く収集したいので

• 往信面（お客様宛）は料金別納
• 返信面（当社宛て）は受取人払い

の組み合わせで発送することにしました。 受取人払いっていうのは、当社に返信されてきた分だけ料金を払えばいいのと、お客様に返送時のの負担が少ないため返信率が高くなるのがメリットです。

受取人払い、さっそく申請について調べるも、結局は正規の郵便局HPをきちんと見るのがおすすめ

ネットやAIからの回答も参考にして楽をしたいという下心でいろいろ時間をとりましたが、郵便局HPの説明概要欄に全部まとまっています。最初からここをみてよく読んでやったほうがいいです。

（参考）郵便局公式：料金受取人払について

ただ、このページを一回読んですぐ理解できる人は少ないのではないでしょうか・・？ 無駄がない分、慣れない言葉が多いので読むのに苦労しました。ちなみにわたしは、10回くらい読みました。

事前の承認とは？
配布枚数とは？
バーコードとは？

慣れない言葉が続きます。まずは郵便局へ電話で問い合わせをしないといけません。

引用：郵便局HP料金受取人払

郵便局に電話で希望を伝え、教えてもらう

最寄りの郵便局へ電話しましたが、受取人払いの承認作業は管轄の大きな郵便局で行っている為、そこへ問い合わせをお願いされる。郵便局HPに記載の、受取人払い関連で承認以外の疑問点について伺うが、それもわかりかねますとの事で回答は得られずでした。対応はとても親切でしたが、どうやら受取人払いについては近くの小さな郵便局では回答はできないみたいです。

王子郵便局問い合わせ先（ナビダイヤル）へ架けるとすぐにオペレーターの人に繋がりましたが
「新規の受人払いの申請ですね？」と確認後、担当者からの折り返し対応となりました。

約1時間後に受取人払い担当者の方から折り返し連絡があり、 お手続きの流れについて、申請書類の記入方法や、添付する必要書類について丁寧に教えてもらいました。またこちらで、質問事項をまとめておいたものを聞いたのですが、すべて回答してもらえました。郵便局のHPには、書類の記入方法や、記載例がないため結局電話できかないとわからないことが多いです。

電話で問い合わせると事前承認どれくらいかかるのか？などスケジュール感や、支払い方法の選択肢をどれを選んだらいいのかなどこちらの状況に合わせて最適なものを教えてくれます。この時点でもう、2.5時間たっています。電話もなかなかつながらないので、あとで聞き忘れたりしてまた電話するのを避けるため、何を聞くか、この後必要な情報を書き出してまとめて確認することを強くおすすめします。

受取人払いの支払い方法を比較し、どれがいいか決める

受取人払いの申請時に往復はがきの返信面が届いたら、その郵送料金をどうやって支払うか選べます。支払い方法は大きく分けて、2種類です。

	デメリット	メリット
配達受取の際、都度払い（即納）	都度、切手か現金で支払いの為、受取り時人が対応しないといけない。配達員にも負担が大きい。	審査が若干早い。
あとでまとめて払う（後納）	審査に少し時間かかる。 必要書類が増える。	郵送物受取時ポストに投函なので対面受取りの対応不要。 1か月分まとめて払うので経費などの処理が楽。

郵送物受取時ポストに投函なので対面受取りの対応不要。 1か月分まとめて払うので経費などの処理が楽
どちらがいいのか？一般的にみなさんどちらにしているのか郵便局の受取人払い担当者に聞いたところ
「うーん・・・、体感ですけど、95％くらいは後納選んでいる人が多いですね」とのことでした。申請時の負担も大したことはないので、よほど時間がない人以外は後納が良いと思います。申請後は圧倒的に後納支払いのほうが楽です。

不備は避けたい、スムーズに進めたい一心で、料金受取人払承認請求書を作成する

申請書類も郵便局のHPにあるのでそちらを使って作成します。

引用：郵便局HP料金受取人払

私は郵便局と郵送でのやりとりだったので不備などで差し戻しがあると、またそこのやりとりで1週間とかかかってしまいます。不備は絶対に避けたい、ロスタイムを作りたくない気持ちが強かったので郵便局の担当者から教えてもらった内容と、AIやネット検索などでも確認しながら慎重に書類を作成しました。

受取人払い申請時、提出書類はなにを用意したか？

今回手続きにあたって用意した書類は下記

1. 料金受取人払承認請求書
2. 印鑑証明書または、登記簿謄本（コピーでOK）
3. ゲラ（印刷用体のレイアウト見本）
4. 紙見本（どんな大きさ、厚さのどんな紙で送るのか、わかるような見本）

※2.は申請者の属性によっても異なるので、郵便局の担当者に確認したものを用意します。
※3.4.は慣れていないと準備に時間がかかります。

初めてのゲラ（レイアウト見本）の作成

ゲラってなんとなく聞いたことがありますが、印刷業界の用語です。業界の人じゃないとピンとこない方多いと思います。私もそのうちの一人です。

紙見本もそうです。これは読んでそのままなので素直に「紙見本=紙の見本」という認識で合っています。郵便局側でどんな紙で受取人払いを利用するのか把握したいんでしょうね。 こういう不可解な商習慣に出くわすと、過去に誰かがとんでもない紙を使って問題が起きた結果なのかな…と想像してしまいます。 実際のはがきサイズの送るものと同じ紙を用意して提出しました。問題なかったです。

ゲラの作成は、個人のスキルによって分かれます。私はせいぜい個人の年賀状をスマホで簡単に作る程度のスキルです。AIに投げて、提案されたデザインを参考にしながらCanvaで作成しました。 どんな構成にするのか、出来るだけ返信率を高めたいのでわかりやすいレイアウトなどもネットで参考にしました。

手探りの作業なので、提出書類、調査、紙見本用意、ゲラ作成で4時間くらい。ここまでで、だいたい合計7時間くらいかかりました。何度もやっていれば早いでしょうけど、慣れない作業は要領を得ず、とにかく時間がかかりました。

受取人払い申請書類一式をポストに投函し提出

担当の郵便局宛てに書類を投函しました。 通常、行政とのやりとりだと必須である切手を貼った返信用封筒とか入れなくていいのかな？と思いましたが、不要でした。 「通信事務郵便」という郵便局ならではの特殊な形で後日審査結果が届きました。

通信事務郵便は切手のない特殊な郵便です。

投函してからどれくらいで審査結果が届いたか・・？
約2週間です。連休などあるとさらにかかるので要注意です。
無事承認されたという内容でしたので、ほっとしました。

そしてこの承認審査待ちの間にレーザープリンターで使える往復はがきをどれがいいか検討しミスプリントの予備と、郵便局へ提出する分も考えて多めに購入しました。今回は750枚発送するので、800枚購入しました。これも何がいいのか迷いますね。郵便番号の枠があるものとないものあって、枠がある方はかえって印刷ズレが生じる確率高かったりするようなので郵便番号枠がないタイプにしました。

最終校正を作るにあたっての、バーコードよく分からない問題

料金受取人払いの申請をし承認を得たので、いよいよ最終校正を作っていきます。 料金受取人払いのはがきや封筒にはかならずカスタマバーコードが必要になります。 自分が関わると意識して見えてくるのですが、このタイプの封筒やはがきは身の回りに結構あります。雑誌の後ろの方に挟まっていたり、通販のお客様の声、株主総会の権利行使など・・。 このバーコードを作成して郵便局が指定した規格に沿って最終校正を作ります。 右上の切手を貼る位置に、受取人払いの承認番号などを記載しますがこれも規格が決まっています。

引用：郵便局HP料金受取人払

引用：郵便局HP料金受取人払郵便物用カスタマバーコード表示

この時点で、やる気がなくなってきました。
細かいちまちましたものが苦手なのでパッと見て、

あーーー、、めんどくさそう

というのが正直な所感です。

落ち着いてみると、きちんとわかるように書いてありますし、過不足ない親切な説明だと思います。よくわからないものに対する人間的反応だと思って、取り組むのみ。という心境で進めます。

郵便局 カスタマバーコード作成ページ

手順通り進めていても、バーコードこれで合っているのだろうか・・？という不安が常にありました。

最終校正（見本）作成はとくに慎重に
細かなルールがあるので不備連絡があると修正して再提出・・ それだけは避けたい

私の場合は、最終校正（見本）の提出は1部で良いと言われました。 調べると、それも所轄の郵便局によって異なるようです。最終校正を3部提出必要な場合もあるみたいです。 最終校正という言葉も出版業界、印刷業界以外ではあまり使わない用語です。 もうこれ以上は変わらない、誤字脱字もなく、デザインやレイアウトも変わらない最後の完成状態という意味で、本ならここから大量に印刷が実行されます。

前項で挙げたとおり、細かな配置ルールがあるので、そこに則って最終校正を作りました。往信面は切手の位置に別納郵便マーク、返信面は受取人払いのマークそしてカスタマバーコードを載せます。両面印刷時にどちらがどうなのか混乱してくるので、1枚普通紙で試し刷りなどして出来上がりのイメージをはっきりわかりやすくすると作業しやすいです。 郵便局の受取人払い担当者から注意点として電話で伝えられたことがります。発送物は郵便局から最終校正のOKを得てから、必ず本印刷してくださいと言われました。万が一修正が必要な場合もあるからだそうです。

印刷編集ソフト選びも一筋縄ではいかず、けっこう迷いました。最初は慣れないながらもコクヨの「合わせ名人」を使いました。 ただ途中で宛名を差込み印刷（宛名データを取り込んではがき印刷時に同時に宛名も印刷する） も必要になりそうだったので、途中からWordで作成に切り替えました。 ここでもやはり慣れていない為苦戦して、思った以上の時間がかかりました。

カスタマバーコード配置やら、規格の確認やらで、最終校正作成まで、3時間くらいかかりました。

Canvaで途中まで作業してから、Wordで作業しました。

事務作業が得意な人はもう少し早いかもです。最終校正の提出は、なるべく早く許可を取りたかったので所轄の郵便局窓口に直接持ち込みました。午前中に持ち込んで、夕方に電話連絡で最終校正OKの連絡がきました。嬉しいですね、いよいよ本印刷して発送作業です。

手差しなので、つきっきりでひたすら印刷作業をする

宛名の差し込み印刷のデータ成形と設定も苦手ながらなんとか対応し印刷しました。使っているプリンターはレーザープリンターです。はがき用紙の印刷対応はしているのですが、両面印刷非対応です。基本はがきの用紙は普通紙と比べて分厚いですからそりゃそうですね。片面ずつ手差しトレイに入れて印刷していきました。15枚～20枚くらいずつ手差しトレイに入れて進めていきます。頭の片隅に、インクのトナー残量への不安がよぎります。替えトナーの在庫もあり、なんとか足りましたが自分でやる人は事前にインクの残量を確認しておいた方がいいです。

作業環境やプリンターにもよると思いますが、片面ずつ800枚×2回 は結構大変でした。だいたい20枚くらいずつ手差しトレイにいれて印刷をしていきました。 もし使用するプリンターがインクジェットの場合は、はがきを干す時間と場所は、絶対に必要ですのでご注意ください。私が使ったのはレーザープリンターでしたので印刷物の乾燥時間はいらないのが良かったです。

印刷の質や、たまにあるインクのムラも最初は気になっていましたが、後半はこだわるのをやめました。よほどひどいものだけ、選り分けて最後に印刷し直しました。あとは、はがき用紙は厚めなので紙詰まりがしやすいです。3回くらい紙詰まりしました。そこでも時間がかかりました。印刷の作業のみで、だいたい4.5時間くらいかかりました。疲れました。

紙詰まりの時はプリンターを開けて対処します。

あと少しで終わる・・、地味に大変な「2つ折り」

往復はがきは、きれいに2つ折りにされていないと郵便局で発送してくれません。 10枚くらいを2つ折りするのは簡単だし、誰でもできます。約760枚やってみた感想ですが、これは結構大変です。はがきは結構厚手の紙なので、1枚ずつしっかり折らないときれいに折れません。 角を合わせて、2つに折り、紙の反発があるので、コップでしっかり圧をかけながら折り目を付けるました。100枚ぐらいで、集中力は限界でした。1人ではやらないほうがいいです。手首も痛くなりますし、精神的、肉体的にきつかったです。2つ折り作業は、2人スタッフに手伝ってもらい3人でなんとか終わりました。 3人でやってどれくらい時間かかったのか、中断したりもしたので曖昧ですがだいたい2時間くらいでしょうか・・。

郵便局へ持込み　発送！

往復はがきを、印刷し、2つ折りしたものを紙袋に入れて郵便局へ持ち込みました。 往信部分は料金別納郵便なので、窓口で伝えると「別納郵便物等差出表」を記入して発送しました。支払い方法もいくつか選べますが、今回は現金で支払いました。 発送物とは別に、完成品を2部、郵便局へ提出しました。自分でやっただけあって、いろんな苦労や格闘が思い出となり、郵便局へ預けるときには達成感と、旅立ちを見送るような気持ちになりました。とはいえ、「ようやく終わった・・」という開放感の方が大きかったです。

750枚の往復はがき、なかなか充実感のある重さです。

結論　受取人払いは自分でやりたくない

自分でやれるならやったほうがいいと思って取り組みましたが、次はもう頼めるところに頼みたいです。調べる時間が思ったよりかかりました。いろいろ調べた時間や、労力はアウトソーシングした方が楽ですし、きっと私がつくったものより、クオリティも高いと思います。

自分でやるのに向いている人

• 時間はたくさんあるので、すこしでもコストを節約したい
• 事務作業が得意、好き
• デザインするのが好き、デザインにすごくこだわりたい
• 単調な作業が好き

自分でやるのに向いていない人

• 忙しい人
• プロに任せて、クオリティの高いものを出したい
• 発送まで時間的余裕がなく、不備などは極力避けたい人
• 手間をお金で買いたい人

大変だった自社作業。ひとみ印刷に頼むと、実際どれくらい違うのか？

ここまで、料金受取人払いを自分で進めた体験をお伝えしてきました。正直、かなり大変です。

では、この大変な作業をひとみ印刷に頼んだら、コスト的にどうなるのでしょうか？自社作業とひとみ印刷、実際に数字で比較してみましょう。

まずは、かかったコストで比較してみる

料金受取人払い郵便で往復はがき800枚を発送する場合、自社作業とひとみ印刷への依頼、どちらがお得でしょうか？

自分で印刷・発送する場合

項目	詳細	金額
往復はがき800枚 用紙代		¥5,960
インクトナー代	概算	¥4,320
郵便代(往信面)	85円×800枚	¥68,000
郵便代(返信面・受取人払い)	111円×400枚(返信率50%想定)	¥44,400
合計		¥122,680

ひとみ印刷に頼む場合

項目	詳細	金額
往復はがき印刷	上質135kg 黒両面印刷 800枚 申請フォロー・レイアウト補正を含む	¥27,800
宛名印字・発送代行	800枚	¥9,460
2つ折り加工	800枚	¥5,500
郵便代(往信面)	85円×800枚	¥68,000
郵便代(返信面・受取人払い)	111円×400枚(返信率50%想定)	¥44,400
合計		¥155,160

実費の差額：¥32,480 (ひとみ印刷の方が高い)
実費だけを見ると、自社作業の方が約3万円安いという結果になりました。

でも、ちょっと待ってください

実費だけで判断していいのでしょうか？時間と労力も考慮してみましょう。

自分でやった場合にかかった時間（人件費の算出）

作業内容	所要時間	詳細
事前調査・郵便局相談	7時間	郵便局HPの理解、専門用語の調査、電話相談など
最終校正(見本)作成	3時間	カスタマバーコード配置、規格確認など
印刷作業	4.5時間	宛名差し込み設定、両面印刷、インクのムラ・紙詰まり対応
2つ折り作業	1.6時間	¥800枚を2つ折り(3人で作業)
合計作業時間		18.4時間

時間を金額に換算すると…

一般事務職の平均時給を 2,650円 として計算すると、18.4時間 × 2,650円 = 48,760円
この「見えないコスト」を実費に加えて人件費を含めた総合コストは下記の通りです。

人件費を含めた総合コスト比較

自社で作業した場合の人件費	ひとみ印刷への外注費
¥48,760	¥32,480

実費では自社作業が安いですが、人件費（時間コスト）を含めるとひとみ印刷に頼む方が約1.6万円お得という結果になりました。

さらに、ひとみ印刷に頼むと「スピード」と「確実性」がある

コストだけでなく、ひとみ印刷に頼むと以下のようなメリットもあります。

スピードが圧倒的に速い

自社作業では、申請から発送まで約1ヶ月かかりました。

• 申請書類の準備：数日
• 郵便局の審査：約2週間
• 最終校正の作成・承認：数日
• 印刷・加工・発送：数日

一方、ひとみ印刷に依頼すれば、申請から発送まで全てお任せできます。自分で調べたり、郵便局とやりとりする時間がゼロになります。

確実性が高い

自社作業では、以下のようなリスクがあります

• 申請の不備：書類に不備があると差し戻しで1週間以上のロス
• バーコードのミス：規格を間違えると受理されない
• 印刷の失敗：紙詰まり、インク切れ、印刷ズレなど
• 折り加工の不良：きれいに折れていないと郵便局で受け付けてもらえない

ひとみ印刷なら、プロが全て対応するため、これらのリスクがありません。申請フォローやレイアウト補正も含まれているので、安心して任せられます。

時間コスト・スピード・確実性を含めて考えると、ひとみ印刷に頼む方が総合的にお得という結果になりました。多くの企業にとっては、コア業務に集中するためにも、ひとみ印刷のような専門業者への依頼が最適な判断となるはずです。