同窓会・OB会

まずは名簿と連絡手段を整える

氏名（旧姓を含む）、住所、電話番号、メールアドレスなどの名簿管理は、同窓会運営で重要です。返信はがきでは「変更箇所のみ記載」とすると、幹事も参加者も記入が簡単になります。メールアドレスは、記載ミスが多い項目です。できるだけ変更がでないように卒業後も使えるフリーメール（例：Gmail）を推奨するのも1つの手段です。また、郵送先住所は転送期間が1年を過ぎると届かなくなるため、年1回の郵送確認が望ましいです。メールのみで案内している方にも、数年に一度は郵送確認を行うと安心です。

案内を送る：はがきで伝わる安心感

はがきは、見るだけで「懐かしい」「行ってみよう」と思わせる効果があります。
デザインだけでなく、印刷形式の選び方もポイントです。

• 往復はがき：返信欄を出欠+ひとことメッセージに。料金受取人払いを指定すれば切手不要で便利。 往復はがき事例集PDF
• 片道はがき＋QRフォーム：URLやQRコードを印刷して、スマホから回答を受け取る方法。 片道はがき事例集PDF

料金受取人払いの承認は郵便局で事前申請が必要ですが、一度登録すれば2年間利用できます。

出欠と会費をスムーズに集める

出欠確認と会費回収は、紙とデジタルを組み合わせることで効率的に行えます。紙の返信だけでは集計が大変。そこで、はがき＋QRフォームのハイブリッド設計を取り入れましょう。

• QRコードを印刷してWebフォームを案内。Googleフォームなどの無料サービスが便利。スマホ対応のフォームを選ぶと、返信率がより高まります。
• 回答結果をExcelで管理し、紙の回答を手入力で補完すればデータの一元化ができます。

集金方法は、以下を比較して選択します。

方法	特徴	備考
現金払い	手軽だが、管理負担が増える	他の方法と組み合わせがおすすめ
銀行振込	手数料が明確で信頼性が高い	名義統一ルールを設定
郵便振替	通信欄で追加情報を得られる	専用払込票の準備が必要
QRコード決済（PayPay等）	スマホで簡単に支払い	任意団体でも登録可
自動振替	継続的な徴収に有効	年会費などに

※郵便振替用紙のレイアウト作成も承ります。ひとみ印刷にご相談ください。

個人情報の取扱い

同窓会では、出欠確認や名簿管理などで個人情報を扱います。安心してご記入いただくためには、利用目的と利用範囲をあらかじめ明示しておくことが大切です。そのうえで、情報が第三者に見られないようにする工夫が欠かせません。

個人情報保護シールについて

返信時の個人情報を守るための「目隠しシール」です。配送中のプライバシーを保護することで、安心と信頼が高まります。また、ハガキ側に点線や矢印（▶▶▶）を印刷しておくと、迷わず貼れて一層親切です。弊社では、全面・半面タイプの既製品の取り扱いに加え、オリジナル情報保護シールの製造も承っています。

全面・半面タイプ（既製品）

オリジナルデザイン

個人情報保護シールの詳細・購入はこちら

ハガキと個人情報保護シールの一体化

はがきと個人情報保護シールをセットで配布する際は、利用者が迷わず使える工夫が重要です。

往復はがきの場合

往信面に、1/2サイズ〜全面サイズの貼り直し可能な情報保護シールを別のスペースに貼り付けておきます。
枠には点線を入れ、個人情報欄の近くに配置して「▶︎▶︎▶︎」などの矢印で誘導すると、利用者が迷わず貼れるため効果的です。

封筒で送付する場合

情報保護シール枠には点線を入れることが必須です。これにより、どこに貼ればよいかが一目でわかり、貼り忘れを防ぐことができます。

当日運営と引き継ぎ

当日は、幹事同士の分担と記録を明確にしておくことが重要です。受付・会計・司会などの担当をあらかじめ決めておき、受付用名簿や名札、席次表を印刷しておくと混乱を防げます。また、写真や動画の撮影係を決めておくと、次回案内や会報誌への掲載にも活用できます。終了後は、会計報告や名簿更新を整理し、次期幹事にスムーズに引き継ぎましょう。Excelの収支表テンプレートを活用すれば、記録の透明性も高まります。

事例集

同窓会の数だけ、運営の悩みも形も異なります。PDF事例集には、実際の運用現場で取り入れられた「実務的な工夫」が数多く掲載されています。まずはその一部をヒントとしてご紹介します。

【往復はがき】交流と事務手続きを両立させる工夫

フルカラーで見やすく、標準的な総会・懇親会の案内です。総会・懇親会の出欠を個別に確認しつつ、近況報告を収集して会報誌に活用したり、メーリングリスト登録へ誘導したりと、一度の郵送で複数の目的を叶える工夫が見られます 。

主な機能

• 総会・懇親会それぞれの出欠確認
• 開催日時・会費の明記
• 会場案内・地図情報
• 回答期限とキャンセル期限
• 氏名・住所・卒業期の記入欄
• メーリングリスト登録の案内
• 近況報告欄（会報誌用）
  

【片道はがき】Web誘導で事務作業をゼロにする工夫

案内はハガキで確実に届けつつ 、出欠回答や住所変更はすべてQRコードからWebフォームへ誘導 。事務局の集計作業を劇的に楽にする未来志向の設計設計です 。

主な機能

• 出欠確認をフォームメールのみで実施
• 住所変更もフォームメールのみで受付
• 開催日時・会費・会場の明記
• 振込先の明記
• 友人紹介特典の案内
  

「活用アイデア」は他にもたくさんあります

これらはほんの一例です。全部で12の事例には、欠席時の回答を「議長への一任処理」とする仕組み や、「還暦お祝いの把握」 など、他にも実務に役立つアイデアが盛り込まれています。ぜひPDFをダウンロードして、あなたの会にぴったりの構成を見つけてください。

片道ハガキの事例集（PDF）

往復ハガキの事例集（PDF）

印刷＋ITで、つづく同窓会へ

同窓会の運営の一番大きな課題は参加者を集めること。印刷とデジタルを組み合わせることで、誰も取り残さない運営が可能になります。印刷物は「運営の見える化ツール」、デジタルは「効率化の味方」。どちらか一方ではなく、“それぞれに合わせた窓口を用意すること”で次につながる同窓会をつくることができます。

運用のご相談について

アナログ(ハガキ)とデジタル(QRコードからのフォームメール)などの設置・運用方法や、 配布方法の工夫などについて、当社にて簡易的なコンサルティングも承っています。 アナログとデジタルの両方の側面から、実務的な課題に応じてアドバイスを行います。 料金は 30分 5,000円(税別・交通費別途・オンライン対応可)。 専門的なコンサルというよりも、実務経験をもとにしたアドバイスを気軽に受けられる場とお考えください